„Passgenau zu mehr Mobilität!“

Im Gespräch mit Wolfgang Kobek, Managing Director & Regional Vice President der Qliktech GmbH

Herr Kobek, worauf ist bei der Einführung von „Business Intelligence“ (BI) zu achten, damit sie wirklich zum wertvollen Werkzeug für die Unternehmenslenker und für die Fachabteilungen wird – und nicht zu ungenutzter „Schrankware“?
Wolfgang Kobek: Das Erfolgsgeheimnis ist die sorgfältige Vorbereitung des Einführungsprojektes. Vor allem muss man sich im Unternehmen darüber im Klaren sein, was mit Hilfe der Analyse-Werkzeuge überhaupt erreicht werden soll. Es sollte also schon zu Beginn festgelegt sein, welche Kennzahlen überhaupt ermittelt und welche Geschäftsprozesse untersucht werden. Die Rede ist von Key Performance Indicators, kurz KPIs, und Ampelsystemen, die anzeigen, ob alles im grünen Bereich ist oder nicht.

Genauso wichtig ist aber auch die Überlegung, auf welche Weise diese Tools an die Fachabteilung herangetragen werden. Denn es handelt sich ja nicht nur um Kontrollinstrumente, sondern vor allem auch um Werkzeuge zur besseren und schnelleren Entscheidungsfindung. Sind Ziele und Einführungsweise vernünftig festgelegt, führen BI-Projekte meistens zu einem kurzfristigen Return on Investment, andernfalls wird es unserer Erfahrung nach schwierig.

Können Sie als Projektpartner im Vorfeld feststellen, ob sich die gewünschten KPIs überhaupt ermitteln lassen?
Kobek: Die KPIs unterscheiden sich je Branche – und sind sogar in jedem Unternehmen anders. Wir haben zwar Fachleute, die aus ihrer Erfahrung heraus auch Kennzahlen vorschlagen, doch im Endeffekt liegt die Entscheidung beim Kunden. Handelt es sich um eine Bank, werden völlig andere KPIs gefragt sein als bei einem Automobilzulieferer. Auch die Anzahl der KPIs wird von Unternehmen zu Unternehmen schwanken. Hier sind die Entscheidungsträger und die Fachleute des Kunden gleichermaßen gefragt.

Die Basisdaten zur Ermittlung dieser KPIs liegen in der Regel in jedem Unternehmen vor. Bleibt nur die Frage: Wie findet man sie? Und wie führt man sie dann zusammen? Bei der notwendigen Extraktion der Daten aus den unterschiedlichsten Quellen sowie der anschließenden Konsolidierung und Filterung sowie der Ermittlung der KPIs können wir die Kunden unterstützen. Das beschleunigt die Implementierung erheblich.

An dieser Stelle kommt die Architektur der BI-Lösung ins Spiel. Welche Eigenschaften sollte ein modernes BI-Tool mitbringen?
Kobek: An der Architektur der BI-Tools hapert es oft, denn die meisten kommen aus den Bereichen Analyse oder Reporting. Das heißt: Es werden mehrdimensionale OLAP-Würfel erstellt, die der User dann entsprechend nur drehen soll, um auf einen Blick neue Erkenntnisse zu gewinnen.

Das klappt aber nur in der Theorie, denn in der Praxis sind die meisten Menschen überfordert, wenn die Würfel mehr als zwei Dimensionen haben: Produkte, Regionen, Zeiträume, Kundengruppen, Preise, Aktionen und, und, und. Der User kann den Würfel nicht einmal richtig drehen, um zu den neuen Erkenntnissen gelangen – geschweige denn modifizieren.

Der erfolgreiche Einsatz solcher OLAP-Tools hängt also vom Engagement der IT-Abteilung ab. Es ist nicht so, dass Manager, Controller oder Sachbearbeiter damit spontan Fragen formulieren und beantworten könnten – vielmehr brauchen sie dafür IT-Unterstützung.

Das kann dauern ...
Kobek: Genau, denn hinter jeder Frage steht ein kleines Projekt, von der Anforderung über die Genehmigung und Umsetzung bis hin zur Abnahme. Das erfordert ein, zwei Wochen oder mehr. Bis dahin hat sich vielleicht sogar die Fragestellung schon wieder geändert.

OLAP-Tools bringen folglich statische, vordefinierte Berichte und Analysen, was im schnelllebigen Geschäftsalltag nicht wirklich weiter hilft. Wenn in einem Land der Absatz hinter den Planzahlen zurückbleibt, kann man so nicht mal eben Ursachenforschung betreiben. Man erhält die Liste mit den Absatzzahlen der Länder, sieht die Planabweichungen und muss selbst Nachforschungen anstellen. Hier kommen dann in vielen Unternehmen Excel-Tabellen ins Spiel.

Mit einem modernen BI-Tool ist das anders?
Kobek: Mit Qlikview könnten Sie in dem Bericht einfach auf das entsprechende Land „klicken“ und im Detail nachschauen, welcher Verkäufer oder welches Produkt unter Plan ist. Sie könnten auch sehen, ob ein Großkunde nicht die erwarteten Mengen abnimmt oder ob es regionale Probleme gibt.

Das geht einfach per „Drill Down“ und erfordert weder Programmierung noch besondere Computer- oder Statistikkenntnisse. Auch auf Detailebene sind jederzeit weitere „Drill Downs“ möglich, bis die Ursache klar ist. Die Daten lassen sich sehr einfach zusammenfassen, filtern und weiterverarbeiten – ohne wochenlang auf Ergebnisse warten oder mit Excel hantieren zu müssen.

Der Sachbearbeiter oder Manager nimmt also die Datenanalyse selbst in die Hand?
Kobek: Wir sprechen von „Business Discovery“, also der anwendergesteuerten Business Intelligence. Das ist der Abschied vom traditionellen BI-Ansatz, denn ein Nutzer kann ohne Umwege sofort Fragen stellen und erhält direkt Antworten. Das heißt auch: Die Entscheidungen werden nicht nur besser, sie fallen auch viel schneller. Außerdem wird die Zusammenarbeit im Team wesentlich einfacher als mit Excel, zumal die Analysen auch mobil am iPad möglich sind.

Wo sehen Sie hier typische Einsatzfelder?
Kobek: Nicht nur im Lager oder im Außendienst, wo die Mitarbeiter ganz offensichtlich vor Ort vom Zugriff auf aktuelle Daten profitieren. Das Thema „mobile IT“ wird heute viel weiter gefasst – bis hin zum Topmanagement, das heute mit dem Tablet-PC durch die Welt reist und per „Business Discovery“ immer auf dem aktuellen Stand ist. Die Topmanager erhalten nicht nur die aktuellen Zahlen, wo immer sie sind, sondern können die Entwicklungen auch ohne Rückfragen analysieren.

Heißt das auch: Die Qlikview-Anwendungen laufen auch auf mobilen Endgeräten?
Kobek: In der Tat: Wir haben unsere PC-Anwendungen auf das iPad übertragen. Nicht eins zu eins, sondern unter Berücksichtigung der Größe des Bildschirms und unter Ausnutzung der speziellen Bedienoberfläche des iPad, beispielsweise bei Drill Downs. Das heißt: Der Manager bekommt unterwegs die aktuellen Umsatzzahlen geliefert, kann mit ihrer Kenntnis Entscheidungen treffen und auch mit den Daten weiterarbeiten. Er kann direkt auf Ereignisse reagieren und Maßnahmen ergreifen.

Wie erfolgt denn die Anpassung der mobilen BI-Anwendungen an die Vielzahl unterschiedlicher Endgeräte, vom Tablet-PC bis zum Smartphone?
Kobek: Im ersten Schritt geht es um die Auswahl der „passenden“ Endgeräte, denn nicht alle sind gleichermaßen gut für mobile BI-Anwendungen geeignet. Blackberry oder iPhone etwa eignen sich höchstens für die Alarmierung oder statische Berichte, denn Sie können auf dem kleinen Display Details zum Beispiel einer Kuchengrafik gar nicht mehr erkennen oder weiterverarbeiten.

Einem Manager reicht aber ein Alarm nicht aus. Er will die Hintergründe erfahren, wissen, warum etwas schiefläuft. Deshalb wird für ihn ein Tablet-PC das Endgerät der Wahl werden. Es ist viel kleiner, leichter und handlicher als ein Laptop.

Für uns als Hersteller heißt das: Unsere Kunden wollen nicht für jedes mögliche mobile Endgerät eine eigene BI-Anwendung schreiben, sondern die gleiche Anwendung für alle mobilen Endgeräte – vom Laptop bis zum iPad, wobei wie gesagt die Smartphones nur begrenzte Darstellungsmöglichkeiten haben. Unsere Applikationen sind unabhängig von der Art des Endgerätes, können aber dennoch seine spezifischen Vorteile nutzen.

Wo sehen Sie die grundsätzlichen Vorteile dedizierter Business-Intelligence-Lösungen gegenüber der wachsenden BI-Funktionalität der ERP-Systeme?
Kobek: Es gibt praktisch kein ERP-System mit eingebauter Business Intelligence, sondern die großen Hersteller haben entweder einen BI-Anbieter übernommen oder bauen als OEM-Kunde eines BI-Herstellers dessen Produkte in ihr ERP-System ein.

Es gibt viele gute Gründe, dass sich der IT-Chef für ein vom ERP-System unabhängiges BI-Tool entscheidet. Vor allem kann er den „Best-of-Breed“-Gedanken umsetzen, denn warum sollte der Hersteller des am besten passenden ERP-Systems für das Unternehmen auch das beste BI-Tool bieten? Wer garantiert, dass ein BI-Tool des Herstellers innovative BI-Technologien auch optimal umsetzt? Das halte ich für eher unwahrscheinlich, muss der ERP-Hersteller doch Rücksicht nehmen auf seine Kundschaft und seine vorhandenen ERP-Technologien und -Schnittstellen.

Ein vom ERP-System unabhängiges BI-Tool bringt darüber hinaus dann Vorteile, wenn dort unterschiedliche ERP-Systeme im Einsatz sind oder Daten aus anderen Quellen – CRM-System, Lager-Software, Transportmanagement oder Qualitätssicherung – mit einbezogen werden sollen. In solchen heterogenen IT-Landschaften, wie sie auch für viele Mittelständler typisch sind, kann ein neutrales BI-System seine Stärken so richtig ausspielen.

Können Sie ein Beispiel für innovative BI-Technologien nennen, bei denen große ERP-Anbieter im Verzug sind?
Kobek: Da gibt es einige, bei denen die ERP-Hersteller nur Powerpoint-Folien vorzeigen können. Nehmen Sie nur die In-Memory-Technologie, also die Analyse großer Datenmengen im schnellen Hauptspeicher. Während große ERP-Hersteller das noch als Technologie der Zukunft feiern, arbeitet Qlikview schon seit der Produkteinführung 1993 damit.

Wie lassen sich unterschiedliche IT-Systeme in Werken oder Tochterfirmen verknüpfen?
Kobek: Wir liefern bzw. unterstützen Standardkonnektoren zu den unterschiedlichen IT-Systemen mit, von denen manche Kunden sagen, dass sie besser sind als die des ERP-Herstellers zu seinem eigenen BI-System.

Darüber haben die Endanwender einen relativ einfachen und trotzdem sehr sicheren Zugriff auf die wichtigen IT-Systeme ihres Unternehmens. Sie können Daten aus dem SAP-System mit denen aus Salesforce.com oder aus speziellen Datenbanken verknüpfen, ohne auf die Unterstützung der IT-Abteilung angewiesen zu sein. Auch für solche übergreifenden Analysen muss nichts programmiert werden.

Gibt es denn auch Zugriffsmöglichkeiten auf Daten aus Individuallösungen?
Kobek: Sicher, auch wenn das natürlich keine standardisierten Konnektoren sein können. Wir nutzen in einem solchen Fall die herstellerseitigen Schnittstellen, auf deren Basis die IT-Abteilung menügeführt die Zugriffe definiert.

Templates dafür gibt es nicht nur für die AS/400, sondern plattform- und datenbankunabhängig für Individuallösungen jeder Art. Auf der Basis entwickeln wir oder unsere Partner in der Regel die Schnittstellen gemeinsam mit dem Kunden.

Wie aufwendig ist das?
Kobek: Das hängt davon ab, wie komplex die Datenstrukturen sind – und wie verstreut die Daten im Unternehmen sind. Die Dauer der Entwicklung der Schnittstellen kann dementsprechend nur wenige Tage dauern, aber durchaus auch einige Wochen.

Business Intelligence gilt als komplex und teuer. Was kann BI auch für den Mittelstand praktikabel machen?
Kobek: Komplexität und hohe Kosten sind Vorurteile. IDC hat z.B. in einer ROI-Analyse für uns ermittelt, dass sich unsere BI-Lösungen innerhalb knapp sieben Monaten bezahlt machen, der ROI also bei 186 Prozent liegt. Klar: Es ist eine Investition in die Software nötig. Und es fällt auch Projektarbeit an für die Konzeption des BI-Systems, für die Ermittlung der Datenquellen und für die Anpassung der organisatorischen Abläufe.

Aber dafür kommen auch sehr schnell handfeste Vorteile zum Tragen. Und zwar nicht nur für Unternehmen mit vielen tausend Mitarbeitern. Daher ist Business Intelligence durchaus ein Thema für den Mittelstand. Denn praktisch jeder Mittelständler hat heute ein ERP-System und damit auch sehr viele Daten. Nur: Er muss die darin enthaltenen Informationen auch nutzbar machen – und das geht mit BI-Tools.

Die BI-Anwendungen sind so vielgestaltig wie die Unternehmen selbst. Und weil die Mittelständler erkennen, dass sie mit BI-Hilfe die Renner und Penner in ihrem Produktangebot besser identifizieren oder ihre Lagerbestände optimieren können, wächst der BI-Markt auch wesentlich schneller als der Markt für ERP-Software.

Wird ein neues BI-System das vorhandene Reporting ablösen oder ergänzen?
Kobek: Meistens ergänzen, denn die Mitarbeiter sind ja daran gewöhnt und die Akzeptanz ist da. Außerdem liefert das monatliche, wöchentliche und teilweise auch tägliche Berichtswesen viele wichtige Informationen. Das Reporting ist auch im Mittelstand seit Jahren Standard, wenn auch die Stapel der Drucklisten längst wieder von den Schreibtischen verschwunden sind. Heute kommen die Berichte klassischerweise per Mail als Excel-Datei und werden dann in Form von Pivot-Tabellen weiterverarbeitet. Diese Pivot-Tabellen bieten eine Möglichkeit, Daten einer Tabelle in verschiedener Art darzustellen und auszuwerten, ohne die Ausgangsdaten ändern zu müssen. Sie sind aber für die Routinearbeit zu kompliziert.

In welchen Anwendungsfeldern beginnen die Unternehmen mit dem BI-Einsatz?
Kobek: Vor der BI-Einführung arbeiten Mittelständler in der Regel mit einem klassischen Reporting, einigen selbst gestrickten Zusatzauswertungen und individuellen Excel-Tabellen der Mitarbeiter.

Wir beginnen dann oft damit, die darin vorhandenen Zahlen für das Management in Form von Dashboards zu verdichten und grafisch aufzubereiten – also in Form von „Ampelsystemen“ übersichtlicher zu gestalten. Ein anderer Ansatzpunkt ist das Controlling, weil in diesem Bereich die Affinität zu Zahlen und Analysen besondern groß ist.

Nach dem ersten Rollout wird schnell deutlich, was „Business Discovery“ leisten kann. Dann folgen prompt weitere Projekte, vor allem in Vertrieb, Logistik und Produktion. So breitet sich der BI-Einsatz dann sukzessive über das gesamte Unternehmen aus. Heute adressieren wir allerdings erst zehn bis 15 Prozent des Marktpotentials mit BI-Lösungen, so dass wir noch sehr gute Wachstumsmöglichkeiten sehen. Denn die Daten sind da – wir müssen sie nur analysieren.

Woher rührt die rudimentäre Ausschöpfung des Marktpotentials?
Kobek: Die Nutzer wissen zwar, über welche Daten das Unternehmen verfügt. Sie ahnen aber oft nicht einmal ansatzweise, welche Möglichkeiten der Analyse technisch gegeben sind. Da geht es nicht nur um die Möglichkeiten von Datenzugriff und -korrelation, sondern auch um Themen wie Qualitätssicherung, Filterung oder Veranschaulichung.

Oft haben beispielsweise die Einkäufer eines Mittelständlers zwar Zugriff auf zigtausend Daten aus Produktion und Lager, verlassen sich aber dennoch seit 20 Jahren auf ein paar Excel-Tabellen und ihr Bauchgefühl. Diesen Einkäufern können wir schon während des „Proof of Concept“ nachweisen, dass sie mit BI-Hilfe und entsprechenden Analysen wesentlich effizienter einkaufen könnten.

Vergrätzen Sie dadurch nicht die Einkäufer? Die müssen ihre Tools später ja richtig nutzen, damit sie wirklich effektiver werden ...
Kobek: Letztlich sind die Einkäufer dankbar, dass wir ihre Arbeit durch das Ermitteln von Trends oder durch Hinweise auf knapp werdende Bauteile oder Werkstoffe erleichtern. Sie sind wirklich froh, auf ihr Bauchgefühl verzichten zu können – zumal das bei späteren Engpässen nur eine sehr schlechte Rechtfertigung wäre.

Da kommt ein Verweis auf entsprechende Statistiken und Fakten beim Vorgesetzten wesentlich besser an. Zumal, wenn die Einkäufer dann auch noch Erfolge wie Kosteneinsparungen oder Qualitätsverbesserungen vorweisen können. Das ist aber jedes Mal ein langer Prozess, bis wir diese Akzeptanz auch im Alltag erreicht haben.