Mehr Tempo

Bei der Spedition Meyer&Meyer sorgen im Sinne des Slogans „From Sheep to Shop“ an über 60 Standorten mehr als 2.000 Mitarbeiter dafür, dass vom Rohmaterial bis zum edlen Designerkleid alles zur rechten Zeit ans Ziel gelangt.

Außenansicht des Hängewarenzentrums in Peine

Die sechs deutschen Niederlassungen und 15 Standorte des Familienunternehmens erhalten dabei rund 120.000 Rechnungen jährlich. Rechnungen kamen in der Vergangenheit in Papierform an, mit allen typischen verbundenen Nachteilen: Herausforderungen bei der Archivierung, Verteilungsprobleme und verzögerte Abrechnung. „Nur wer die Rechnung vorliegen hatte, konnte sie einsehen“, erinnert sich Matthias Wessel, Projektleiter bei Meyer&Meyer. „Je nach Vorgang bedeutete das: Wenn das Controlling Informationen über eine Rechnung benötigte, musste nachtelefoniert werden. War dann noch jemand in Urlaub, konnte der ganze Prozess ins Stocken geraten.“

Eine besondere Herausforderung war das beim Flottenmanagement, bei dem auch eine Reihe von Rechnungen für die eingesetzten Fahrzeuge anfällt. Um diese Rechnungen freigeben zu können, war regelmäßig eine Vor-Ort-Kontrolle notwendig. „Für die Freigabe der Rechnung musste natürlich bestätigt werden, dass der Lkw wirklich da war – und das konnte nur jemand vor Ort vornehmen“, so Wessel.

Nach dieser Prüfung wurde die Rechnung dann per Post nach Osnabrück geschickt und dort verbucht, bezahlt und ins Papierarchiv abgelegt. Um diese Prozesse zu beschleunigen, führte Meyer&Meyer schon vor einigen Jahren ein Rechnungseingangsbuch in der Zentrale in Osnabrück ein. Per Virtual Private Network (VPN) konnte sich jeder Mitarbeiter einloggen und Einblick ins Rechnungsarchiv nehmen. „Das war schon ein wesentlicher Fortschritt gegenüber den früheren Prozessen, bei denen die Controller regelmäßig ins Archiv laufen mussten“, so Wessel.

Um die Abläufe beim Rechnungseingang weiter zu verbessern, soll nun ein IT-gestütztes Prozessmanagement die Kommunikation zwischen den sechs deutschen Standorten verbessern, die Freizeichnungsprozesse transparenter gestalten und die Rechnungsprüfung besser dokumentieren. Die Umsetzung des Projektes übernahm die bpi Solutions GmbH aus Bielefeld, mit der Meyer&Meyer bereits seit 2002 zusammenarbeitet. Die technische Basis bildet die Prozess-Management-Suite BPM Inspire, die laut Wessel die notwendige Flexibilität und Kompatibilität zeigt, um an die bestehenden Systeme angedockt zu werden. Alle Rechnungen, die nun bei Meyer&Meyer eingehen, werden gescannt, erkannt, klassifiziert und an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

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