Mausklick statt Rückruf

Die Band- und Gurtweberei Güth & Wolf hat das Dokumentenmanagement mit der Software Infostore systematisch ausgebaut.

Kundenrückfragen zu Geschäftsbelegen beantworten die Mitarbeiter heute nach wenigen Mausklicks. Die 1887 gegründete Weberei fertigt mit 325 Mitarbeitern an den Standorten Gütersloh und Friesoythe alle Arten technischer Bänder und Gurte – vom Aufhänger für Textilien über fertig konfektionierte Verschlüsse für Rucksäcke und Taschen bis hin zu Ladungssicherungs- und Tragegurten. „Komplex wie unser breit gefächerter Zielmarkt sind die Kundenwünsche und damit auch die Korrespondenz mit unseren Kunden, die zu gut einem Drittel aus dem Ausland bestellen“, sagt IT-Leiter Markus Graskamp.

Wurden früher viele Gurte als Endlosware gewebt, fertigt man heute ganze Gurtsysteme mit Schnallen und Clips, wie sie an Gebrauchsartikeln zu finden sind. Damit hat sich die Fertigungstiefe ebenso erhöht wie die Komplexität der nach Kundenwunsch gefertigten Artikel. Kontinuierliches Wachstum führte bei Güth & Wolf bereits im Jahr 2005 zur digitalen Archivierung. Da das Unternehmen auf das System i setzt, wollte man auch die DMS-Software auf dem Rechner einsetzen und kam so zu Infostore von Comarch.

„Zuvor waren all unsere Kundenvorgänge in einem elektromechanischen Dokumentenpaternoster untergebracht“, erinnert sich Graskamp. „Unsere Mitarbeiter recherchierten die grobe Nummerierung über eine Tastatur. Danach musste in der jeweiligen Regalreihe nach dem Vorgang von Hand weitergesucht werden.“ Angesichts mehreren Hundert Anfragen täglich und der über 50 Mitarbeiter mit ständigem Kundenkontakt war die Recherche auf diesem Wege zu umständlich und zeitraubend. Nach der Entnahme des Dokuments kam dieses dann in eine Ablage zurück und wurde von der Registratur erneut in das Archiv einsortiert, so dass die Papiere mehrfach bewegt werden mussten.

„Wir haben deshalb jene Dokumente zuerst archiviert, die ohnehin schon in einer bestimmten Form digital vorhanden waren, nämlich unsere ausgehenden Rechnungen und Lieferscheine in Form von Spool-Dateien auf unserem System i“, beschreibt Graskamp den gewählten Ansatz zur digitalen Archivierung. Zuvor wurden ausgehende Rechnungen und Lieferscheine auf Nadeldruckern ausgegeben und die Durchschläge archiviert.

Mit der Einführung von Laserdruckern entstand die Idee, die Spool-Dateien für ein elektronisches Archiv zu nutzen, um auf das Papierarchiv zu verzichten. Die Spool-Dateien werden zum Zeitpunkt des Drucks automatisch im Infostore archiviert und können bei Bedarf in wenigen Sekunden am Bildschirm angezeigt werden. „Da wir unser ERP-System selbst programmiert haben und es auf dem System i läuft, war Infostore die passende Lösung für uns“, so Graskamp.

Im Laufe der Zeit wurde die Archivierung konsequent ausgebaut. So folgte 2008 die Archivierung von Office-Dokumenten in Infostore: Mit einem Mausklick wandern erstellte Schriftstücke aus der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation heraus in das digitale Archiv auf dem System i. „Auf diese Weise wird die komplette ausgehende Korrespondenz den einzelnen verschiedenen Vorgängen zugeordnet“, sagt IT-Leiter Graskamp. „Der nächste wichtigste Schritt war die Archivierung mit dem Infostore-Modul Workstation Scan. Dieser Prozess betrifft alle Dokumente, die uns in Papierform erreichen, wie eingehende Rechnungen und Bestellungen.“

Dabei versehen die Mitarbeiter die Rechnungen zunächst mit einem Barcode. Danach werden die Belege an einem eigenen Arbeitsplatz eingescannt und mit Barcode im ERP-System erfasst. Lieferanten- und Rechnungsnummer sowie Barcode werden so eindeutig miteinander verknüpft. Über den Barcode können die Mitarbeiter heute im ERP-System jederzeit den gewünschten Vorgang aufrufen. Das früher übliche „Ich rufe gleich zurück“ ist passé.

Zusätzlich werden auch die Produktionsaufräge für die Webmaschinen erfasst. Diese DIN-A4-Blätter enthalten alle Informationen für die Mitarbeiter an den Maschinen. Während der Produktion werden an der Maschine Notizen auf diesem Blatt angebracht, die sich auf die Einstellungen der Maschine oder auf die Materialien beziehen. „Da sich Aufträge wiederholen, ist es hilfreich, wenn wir einen Blick auf einen Auftrag werfen können, der ein Jahr zurückliegt, um weitere Informationen, auch über Probleme, zu erhalten“, so Markus Graskamp.

Die Handhabung der revisionssicheren E-Mail-Archivierung ist über eine selbst programmierte Schnittstelle für die Mitarbeiter einfach gehalten. „Sie müssen dazu nur die betreffende E-Mail zu einem Kundenvorgang per Drag & Drop aus ihrem Eingangsordner in Lotus Notes in den passenden Kundenordner des Archivs ziehen“, erklärt Graskamp. Die nötige Zuordnung aller Daten übernehme ein eigens entwickelter Softwareagent im Hintergrund.

Derzeit läuft Infostore bei Güth & Wolf in der Version 10 auf einem System i 550. Dank der Anbindung des Standorts Friesoythe über eine Standleitung ist auch von dort aus ein schnelles Arbeiten auf dem Zentralrechner in Gütersloh möglich. Als Clients kommen dabei PCs mit dem Betriebssystem Windows 7 oder auch noch XP zum Einsatz.

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