„Lernende Strukturen statt starrer ERP-Systeme!“

Im Gespräch mit Manfred Over (li.) und Lothar Graef, den geschäftsführenden Gesellschaftern der Koblenzer OGS GmbH

Herr Graef, Kosten und Aufwand für die Implementierung einer ERP-Software stellen eine Herausforderung dar, die viele IT-Chefs scheuen. Sind solche Bedenken berechtigt?
Lothar Graef: In der Tat scheuen viele kleine und kleinere mittelständische Unternehmen noch immer die Investition in eine ausgereifte Businesssoftware und behelfen sich mit einer veralteten Datenstruktur. Oft treffen wir bei Interessenten und Neukunden stark veraltete Softwarelösungen oder gar Eigenentwicklungen an – mit ihren ganz speziellen Problemen. Hier besteht zum einen das Risiko der Abhängigkeit vom Wissen einer einzigen Person, wobei auch der demografische Faktor, also das Alter des Verantwortlichen, nicht zu unterschätzen ist. Darüber hinaus fehlt bei dieser Art von selbst gestrickten Programmen die komplette Dialogorientierung. Excel-Tabellen können das nicht leisten!

Manfred Over: In all diesen Betrieben bildet die EDV-Organisation nicht mehr die tatsächliche Organisation ab, beide laufen parallel. Nach meinen Erfahrungen vor Ort fehlt zum Teil sogar die Umsetzung der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Maßnahmen in der EDV, abgesehen von der noch vorhandenen Batch-Orientierung und der weitverbreiteten Schnittstellenproblematik. Hier wird viel Geld verschenkt!

Was kann der Kunde durch die Einführung eines ERP-Systems gewinnen?
Over: In erster Linie Planungssicherheit und Wettbewerbsvorteile durch Prozessoptimierung. Bereits in der Analysephase, also noch vor Angebotsabgabe, durchleuchten unsere Spezialisten die Prozesse vor Ort, um sie mit Hilfe der Software zu optimieren.

Durch unsere Branchenkenntnisse und die langjährige Erfahrung enthält OGSid, die ERP-Software unseres Hauses, bereits so viele Branchenspezifika, dass eine weitreichende Prozessoptimierung schon mit der Standardversion gelingt. Das gilt für die Warenwirtschaft ebenso wie für Produktion, Logistik und Vertrieb und beinhaltet letztendlich auch stets zeitnahes Zahlenmaterial, das in der heutigen Zeit unabdingbar ist.

Graef: Mit OGSid werden alle Prozesse, vom Einkauf über die Produktion bis hin zur Preisgestaltung und Preisfindung, gläsern. Dadurch wird ihre erfolgreiche Steuerung erleichtert. Auch die Anbindung von EDI, Fax und E-Mail gehören ebenso wie die Formulargestaltung zum selbstverständlichen Handwerkszeug einer zeitgemäßen ERP-Lösung. Wie stark all diese Verknüpfungen sind, lässt sich vielleicht noch mit einem Beispiel aus der täglichen Praxis verdeutlichen. Bei der Preiskalkulation werden die „versteckten“ Erlösschmälerungen wie Boni, Rabatte, Provisionen, Delkredere, Skonto etc. durch die Verzahnung bereits im Vorfeld berücksichtigt und verhelfen zu realistischen Aussagen über den tatsächlichen Nettoerlös. So etwas zahlt sich aus.

Stichwort Preis: Womit müssen OGS-Kunden rechnen und was dürfen sie dafür erwarten?
Graef: Es gibt z.B. die Faustregel im Maschinenbau, dass für die ERP-Software mit 1,6 Prozent vom Umsatz zu rechnen ist – bei unseren Kunden beläuft sich dieser Prozentsatz auf 0,8 Prozent! Aber diese Verallgemeinerungen haben ihre Tücken. Lassen Sie mich lieber Folgendes sagen: Unsere Angebote sind realistisch ohne versteckte Kosten!

Wir bieten generell ein komplettes Businesspaket an. Und zwar ohne geschickt versteckte Tools, die dann noch zusätzlich geordert werden müssen. Die realistisch eingeschätzten Kosten für Schulungen, die wir selbst bei uns und vor Ort durchführen, sind ebenso aufgeführt wie der Zeitbedarf für die Implementierung. Wer mit uns arbeitet, kann sich auf die Summe, die unterm Strich steht, verlassen. Da wird nicht nachgekartet!

Eine solche Investition muss sich amortisieren. Wie schnell geht das?
Over: Bei der Bandbreite unserer meist mittelständischen Kunden, von kleinen Einheiten mit vier bis fünf Usern bis hin zu Betrieben mit über 30 Werken und bis zu 1.000 Usern, lässt sich keine zeitliche Aussage treffen.

Welche Wirkung die Einführung unserer ERP-Software hat, macht aber vielleicht ein Beispiel aus der Getränkebranche deutlich: Seit der Einführung von OGSid vor nunmehr fünf Jahren haben sich die Umsätze des Unternehmens verdoppelt, während die Verwaltungskosten nahezu gleich geblieben sind. Diese Tendenz lässt sich bei all unseren Kunden beobachten.

Der Kunde kann zwischen ERP-Lösungen namhafter Anbieter wählen, die oft von kleineren Systempartnern branchenspezifisch implementiert werden. Warum sollte man sich gerade für OGSid entscheiden?
Graef: Das wichtigste Argument haben Sie bereits in Ihrer Frage vorausgenommen: Wir sind keine „Installateure“, sondern Software-Entwickler. Das bedeutet für uns den ständigen Zugriff auf die Source-Codes, ohne Tools über Schnittstellen anstricken zu müssen.

Für die Kunden bedeutet es den Zugriff auf unsere Beratungskompetenz und unsere detaillierten Branchenkenntnisse, die einen deutlichen Mehrwert zur Software bieten. Unsere Entwickler sind bei allen Kunden bis in die Installationsprozesse eingebunden. Dennoch handelt es sich bei all dieser Flexibilität um eine Standardsoftware mit klaren Strukturen, die Sie sich am besten als eine Art lernendes System vorstellen können.

Wie zukunftssicher sind die Investitionen für den Anwender, z.B. bei einer späteren Ausweitung der Produktion oder bei der Übernahme anderer Produktionsstätten?
Over: Lassen Sie mich Ihre Frage aus zwei Perspektiven beantworten. Viele Kunden der ersten Stunde sind bis heute mit uns gemeinsam gewachsen, fertigen neue Produkte mit neuen Technologien oder verfügen statt der anfänglich vier Werke heute über mehr als 30 Betriebsstätten.

Der von uns entwickelten Software liegt eine spezielle Philosophie zugrunde, die dank ihres modularen Aufbaus mit den Unternehmen sowie den Anforderungen der User und der Gesetzgeber gewachsen ist, wächst und weiter wachsen wird. Einen anderen Aspekt der Sicherheit bietet die Tatsache, dass wir ein inhabergeführtes Unternehmen sind, das sich seit über einem Vierteljahrhundert als zuverlässiger und unabhängiger Partner – ohne Fremdkapital – am Markt bewährt hat.

An welchen Stellschrauben sollte der IT-Chef also bei Auswahl und Einführung einer ERP-Software drehen, um die laufenden Kosten für Betrieb und Pflege der Software möglichst niedrig und konstant zu halten?
Graef: Für die ERP-Auswahl ist entscheidend, dass die betriebsinternen Prozesse im Programm vorhanden sind und sich kostengünstig implementieren lassen. Darüber hinaus sollten IT-Chefs darauf achten, dass die Software kontinuierlich modifiziert und rechtzeitig im Standardprogramm an gesetzliche Änderungen angepasst wird, ohne dass dies zusätzliche Kosten auslöst.

Over: Entscheidend für die Kostenkontrolle der Software ist der Endpreis; man sollte sich nicht von Einzelpreisen blenden lassen. Bei uns enthält jedes Angebot das Gesamtpaket, also Software inklusive Individualanpassung und Schulung. Mit dem Endpreis kann kalkuliert werden, da wird nicht nachgekartet. Wichtig ist außerdem, bei der Einführung einer neuen Software auf einfache Handhabung zu achten und Kosten für ausreichende Schulungen und Freistellungen der Mitarbeiter einzuplanen, damit die User optimal mit dem System arbeiten können.

Werden Mitarbeiter von Mitarbeitern, die ebenfalls von einem Mitarbeiter geschult wurden, in die Software eingewiesen, gehen Teile der Anwendung verloren und die Effizienz sinkt. Deshalb erhalten Kunden, die einen Wartungsvertrag abschließen, jährlich Seminargutscheine. Damit können entweder neue Mitarbeiter eingearbeitet oder Refresher-Kurse kostenlos genutzt werden.

Welche Vor- und Nachteile hat der Einsatz von Open Source in bestimmten Bereichen, wie z.B. Business Intelligence oder CRM?
Graef: Im BI-Bereich setzen auch wir Open Source-Lösungen ein. Wir bieten drei Pakete an und haben dafür Schnittstellen in unserer Software vorbereitet. Mit diesen drei Paketen stehen eine kostenlose, eine preiswerte und eine größere Lösung zur Auswahl – je nach Anspruch des Kunden. Alle drei Angebote haben wir nach bestem Wissen ausgewählt und bieten die volle Unterstützung der vorgelagerten Systeme. Mit diesem Fullservice helfen wir unseren Kunden, die sonst bei Open-Source-Lösungen keine Unterstützung vom Hersteller erfahren und sich selbst mit der Thematik und der Programmierung auseinandersetzen müssen. Wer sich schon einmal einen Fernseher, ein Mischpult oder einen Verstärker beim Discounter gekauft und versucht hat, das technische Wunderteil anhand der Bedienungsanleitung zu programmieren, wird auf den Service und die Kompetenz des Fachhandels nicht mehr verzichten wollen. Entsprechend sehen wir unser Engagement im Open-Source-Bereich für unsere Kunden.

Stichwort mobile Lösungen: Wie gehen Sie bei der Anbindung der neuen Smartphones und Tablet-PCs in die ERP-Lösung vor?
Over: Für Smartphones, die ja nur geringfügig dialogfähig sind, entwickeln wir eigene Anbindungen über Apps. Dazu gehören kleine Auskunfts- und Erfassungsprogramme, weil auch die eingeschränkte Display-Größe hier Grenzen setzt. Die Anbindung von Tablet-PCs ist für eine gute Software kein Problem.

Stichwort Plattform: OGSid wurde für IBM i entwickelt. Welche Vorteile bringt das?
Over: Unsere Partnerschaft haben wir mit Bedacht ausgewählt und uns bei der Entwicklung des ERP-Pakets eng an IBM angelehnt, auch weil die Programmiersprache je nach Problem ausgewählt werden kann. Das haben wir bis heute nicht bereut, ganz im Gegenteil. Viele Partner der ersten Stunde, die dem Hype neuer Oberflächen und neuer Hardware folgten, sind auf der Strecke geblieben. Natürlich sind auch für uns die Zeiten des Green Screen längst vorbei.

Die grafischen Oberflächen haben überall Einzug gehalten. Was uns nach wie vor überzeugt, sind die Performance, die Datensicherheit und die Tatsache, dass sich die Maschine für bis zu 540.000 User aufrüsten lässt. Die 99,9-prozentige Verfügbarkeit der AS/400 wird ergänzt durch den Schutz der Programminvestition, denn alle Programme sind nach oben kompatibel. Und auf der Kostenseite schlägt positiv zu Buche, dass keine zusätzlichen Tools für die Datensicherheit erforderlich sind. Bis heute ist es nicht gelungen, eine i5 zu knacken!

Wie günstig die Wahl einer i5 ist, zeigte sich auch in einer Meldung, die ich vor ein paar Tagen gelesen habe. Da berichtete ein namhafter Kosmetikhersteller, dass mit Hilfe von Monitoring ihre IT-Landschaft homogener, performanter und kostengünstiger gestaltet wurde. Nach Abschluss dieser Maßnahme sind nur noch fünf Adminstratoren für die über 1.600 Server erforderlich, was bei 17.000 Clients durchschnittlich etwas mehr als zehn User pro Server ergibt. Ich will diesen Erfolg nicht schmälern, aber bei einer iSeries-basierten Lösung würden ein deutlich kleinerer Serverpark und ein einziger Administrator ausreichen. Das ist ein gewaltiger Kostenunterschied.

Wie entkräften Sie etwaige Bedenken hinsichtlich der Herstellerabhängigkeit von IBM?
Graef: Wenn von den einhundert umsatzstärksten Unternehmen weltweit 98 mit einem IBM-Server arbeiten und sich alle auf Sicherheit ausgelegten Marktpartner wie Banken, Versicherungen oder Lottogesellschaften auf diese Hardware verlassen, dann sind auch wir hier gut aufgehoben, wie unsere 25-jährige Partnerschaft beweist. Auch die Tatsache, dass IBM eine Million Dollar pro Tag in die Weiterentwicklung des Systems investiert und über die meisten Patentanmeldungen verfügt, ist ein beruhigendes Indiz.

Over: Ähnlich wie Apple kommen hier auch bei IBM Hard- und Software aus einer Hand, es sind also durchgängige Lösungen.

Das Schlagwort vom „Software as a Service“ ist derzeit in aller Munde. Was hat OGS hier zu bieten?
Over: Fakt ist, dass Besitz und Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur Kosten in den Unternehmen auslösen. Deshalb ist die Überlegung, die Software auf einem externen Rechner zu hosten, nicht von der Hand zu weisen. Genau deshalb nutzen viele unserer Kunden bereits die Möglichkeit, mit ihren Daten in unserer Rechnerzentrale zu arbeiten.

Den SaaS-Lösungen im ERP-Bereich stehen Mittelständler aber äußerst misstrauisch gegenüber. Zu Recht, wie ich meine. Denn ERPSoftware hat in den heutigen hart umkämpften Märkten die vornehmliche Aufgabe, individuelle Prozesse abzubilden, aussagekräftiges Zahlenmaterial zeitnah bereitzustellen und damit dem Unternehmer das Handwerkszeug zu liefern, den Betrieb zu lenken und auf Veränderungen rasch zu reagieren.

Selbst wenn die ausgewählte SaaS-Lösung eine Reihe von Spezifika des Mittelstands und der Branche abdeckt, kann sie die individuellen Besonderheiten nicht abbilden, die den Erfolg eines Mittelständlers begründen. Das ist nur mit individuellen Anpassungen möglich.

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