Intelligente Software verbessert die Liquiditätsplanung

Wie in nahezu allen Bereichen der Planung ist auch bei der Erstellung der Liquiditätsvorschau ab einer bestimmten Größenordnung des Unternehmens eine IT-basierte Unterstützung wichtig, wenn nicht sogar unerlässlich.

Louis Broselge leitet das Kunden- und Partnermanagement bei Portolan

Softwarewerkzeuge können dazu einen wertvollen Beitrag leisten, da sie einerseits einen integrativen Bogen zwischen den relevanten ERP-Bereichen wie Buchhaltung, Einkauf und Verkauf spannen und andererseits aber auch schnell größere Datenvolumina bewältigen können. Ein Werkzeug entfaltet aber nur dann seine Wirkung, wenn das zu bearbeitende „Material“ von entsprechender Güte ist (bzw. wenn mit ihm in angemessener Art und Weise umgegangen wird). Mit anderen Worten, eine IT-gestützte Lösung allein muss noch keine Hilfe sein.

Grundsätzlich empfiehlt es sich daher hinsichtlich des Planungshorizontes zu differenzieren. Die verfügbare Datenbasis, ihre Qualität und Aussagekraft stellt sich für die kurzfristige Liquiditätsplanung oft ganz anders dar als in der mittelfristigen oder gar langfristigeren Planung.

Je kürzer das Zeitfenster der Planung gewählt ist, umso umfassender kann auf operative Istdaten zurückgegriffen werden. Das schließt auch historische Erkenntnisse ein, die zum Beispiel aufgrund der analysierten Zahlungsverhaltensweisen der Kunden vorliegen. Auch die Erwartungshaltung der Lieferanten an unser Zahlverhalten ist zeitnah zuverlässiger abzuschätzen, als dies in ferner Zukunft der Fall ist. In dieser kurzfristigen Betrachtung kann eine IT-basierte Unterstützung voll ihre Stärken ausspielen, da umfangreiche Auswertungen des Zahlverhaltens der letzten Zeit problemlos auch über einen größeren Datenbestand möglich sind.

Solch eine Einschätzung kann für schon länger aktive Bestandskunden mit herangezogen werden, um eine realistischen Erwartung des Zahlungseingangs zu prognostizieren. Allein die Fokussierung auf die Zahlungskonditionen ist hierbei oft nicht genau genug. Dank maschineller Unterstützung können aber auch leichter einzelne Tatbestände der Fälligkeiten berücksichtigt werden, wie z.B. der zeitversetzte Zahlungsausgang der Sozialversicherungen oder der Umsatzsteuer.

Beim Übergang in die mittelfristige Betrachtung werden Planungsgrößen wichtiger. Je nachdem wie weit die offenen Posten jeweils in die Zukunft reichen, wird ein gleitender Übergang von reinen Istdaten in eine Mischform von Ist- und Planwerten erfolgen.

Je detaillierter zu den Planposten ein- und auszahlungsrelevante Informationen hinterlegt werden, umso präziser wird die Vorschaurechnung. Für viele Plangrößen, wie etwa Gehälter, Versicherungen oder Mieten, können Zahlungszyklus und -termin genau vorgegeben werden. Planumsätze, entsprechend differenziert, können hinsichtlich ihrer umsatzsteuerlichen Behandlung in der Liquiditätsplanung markiert werden.

Bei der langfristigen Einschätzung nimmt die Planungssicherheit zwangsläufig ab. Es bedarf, je nach Geschäftsumfeld, zunehmend des steuernden und korrigierenden Eingriffs in die Plandaten, um aktuellen Entwicklungen Rechnung zu tragen. Software kann helfen, sollte aber in der Regel die Daten nicht einfach „auf Knopfdruck“ hochrechnen, da extrapolierte Daten selten hilfreiche Werte liefern.

Software kann dazu beitragen, Planvarianten vorzuhalten. Das heißt: den Liquiditätsjahresplan zu konservieren und parallel eine Erwartungsrechnung (Forecast) aufzustellen. Sie kann helfen, ableitbare Werte zu ermitteln, fortzuschreiben bzw. zu aktualisieren, etwa den pauschal gerechneten Materialeinsatz.

Softwarewerkzeuge erleichtern es, eine Liquiditätsplanung mit angemessenem Aufwand und der gebotenen Qualität zu erstellen. Es ersetzt aber im mittel- bis langfristigen Bereich nicht begleitende Anpassungsmaßnahmen, die eine aktuelle Einschätzung der Geschäftsentwicklung widerspiegeln, Sonderfälle einarbeiten und das Bild verfälschende „Dauerläufer“ eliminieren.

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