Flottenmanagement per Software

Speziell für mittelständische Unternehmen aus der Baubranche hat das Koblenzer Softwarehaus OGS im Laufe von 25 Jahren eine Software entwickelt, die bereits im Standard die wesentlichen Spezifika der Branche abdeckt.

„Gerade im Flottenmanagement lassen sich mit OGSid erhebliche Kosten einsparen, weil die Disposition flexibel und bedienerfreundlich unterstützt wird“, betont Lothar Graef, einer der geschäftsführenden Gesellschafter. „Unser Tool Flottenmanagement unterstützt alle Prozesse von der Beladung an der Waage bis zur Just-in-time-Auslieferung auf Großbaustellen.“

So werden im Fahrzeugstamm der Software alle Fahrzeuge und die Anhänger mit ihrem Leergewicht und dem Höchstladegewicht hinterlegt. Damit ist der Anhänger keinem Zugfahrzeug, beispielsweise einem Kipper, starr zugeordnet, was gleich zwei Vorteile birgt: Zum einen kann der Anhänger bei einem Defekt des Zugfahrzeugs einer anderen Zugmaschine zugewiesen werden. Zum anderen ist es möglich, dass Zugfahrzeug und Anhänger unterschiedliche Ladungen aufnehmen.

Eine Übersicht zeigt alle angelegten Fahrzeuge, Anhänger und Transportvehikel und weist aus, welche Fahrzeuge gerade frei verfügbar sind bzw. für welchen Auftrag sie wie lange verplant sind. Auf Wunsch ist diese Anzeige auch mit der grafischen Feinplanung kombinierbar. Speziell für Kunden aus der Baustoffbranche bietet OGS ein Programm, das Wiegedaten mit direkter Anbindung der Waagen verarbeitet.

Damit kann der Mitarbeiter einem Globalauftrag (Baustelle XY) oder einem Kunden benötigtes Material zuordnen, das befördert werden soll. Falls das zu beladende Fahrzeug noch unbekannt und sein Leergewicht zusammen mit dem Kfz-Kennzeichen noch nicht im System hinterlegt ist, muss zunächst das Leergewicht des Lkw erfasst werden. Im nächsten Schritt fährt das Fahrzeug unter ein Silo, ein Förderband oder eine Materialrutsche und wird beladen. Bereits gescannte Fahrzeuge fahren direkt zur Beladung.

Anschließend wird das Fahrzeug (erneut) gewogen und über die Differenz ein Wiegeschein ausgedruckt. Alle Daten werden sofort automatisch in OGSid übertragen und weiterführende Transportdokumente erstellt. Gleichzeitig werden alle notwendigen Buchungen vorgenommen. Abschließend erfolgt der Ausdruck der Rechnung. Handschriftliche, kaum lesbare oder gar fehlende Wiegezettel gehören so der Vergangenheit an. In das Flottenmanagement integriert ist auch die Speditionsabrechnung, in der diverse Tarifsysteme je Spedition, Fahrzeug usw. hinterlegt sind.

In der Standardversion beginnt die Speditionsabrechnung bei der Kommissionierung, die nach Touren- und Abladeplan erfolgt und bereits Lieferschein und Rechnungsstellung initiiert. Falls erforderlich, werden auch Exportdokumente erstellt. Nach der Anlieferung wird die Unterschrift des Empfängers auf dem Lieferschein im Handheld an das Archivsystem übergeben und löst den Rechnungsdruck aus.

Im nächsten Step erhält der Spediteur automatisiert aus OGSid eine Gutschrift nebst Scheck. Alternativ schickt der Spediteur seine Rechnung als Datei mit Aufteilung je Lieferung. Diese Aufteilung ist maßgeblich für die Nachkalkulation der Frachtkosten und damit die Kostenkontrolle. Auch der Paketnachweis (Post, DHL etc.) oder die Paketverfolgung bei Versand über die Spedition sind in die Software eingebunden.

Bildquelle: © pagadesign/iStockphoto

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