BYOD ist technisch schwierig und rechtlich anspruchsvoll

Eng verwoben

Der Einsatz privater Endgeräte der Mitarbeiter in der Unternehmens-IT greift rasant um sich. „Bring Your Own Device“ (BYOD) ist attraktiv für Mitarbeiter, die ihre modernen, multifunktionalen und mobilen Endgeräte flexibel nicht nur privat, sondern auch dienstlich nutzen möchten. Die Firmen selbst wollen dadurch gerade für hoch-qualifiziertes Personal attraktiv sein und flexibles sowie mobiles Arbeiten fördern.

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So verlockend die innovativen Möglichkeiten sind, so anspruchsvoll ist die technische und rechtliche Umsetzung von BYOD. Bisher übliche Restriktionen und Paradigmen müssen überwunden werden. Die technischen und rechtlichen Themen und Lösungen sind eng verwoben.

Nur mit einem ganzheitlichen Ansatz lassen sich die unterschiedlichen Anforderungen umsetzen und Risiken für das Unternehmen und das Management vermeiden. So verlockend die Möglichkeiten sind, so anspruchsvoll ist die Umsetzung von BYOD. Bisher übliche Restriktionen und Paradigmen müssen überwunden werden. Die technischen und rechtlichen Lösungen sind eng verwoben. Nur mit einem ganzheitlichen Ansatz lassen sich die unterschiedlichen Anforderungen umsetzen und Risiken für das Unternehmen und das Management vermeiden.

Bevor Unternehmen offensiv in Richtung Bring Your Own Device kommunizieren, sollten folgende technologische und organisatorische Fragen beantwortet werden: Ist ein Anreizsystem definiert, z.B. über Geld, über nichtmonetäre Vorteile oder über die Wahlfreiheit bei den Geräten? Ist die Kommunikation definiert und abgestimmt, mit Blick auf die Zielgruppe, den Zeitraum und alle involvierten Stellen (Management, Personal- und IT-Abteilung, Betriebsrat, Vertrauensleute)? Sind Betrieb und Wartung ist geregelt, von den Optionen „Kein Support“ (kaum haltbar) über Zwischenstufen bis hin zum „Vollen Support“? Ist der Zugriffe mit Privatgeräten auf die Unternehmens-IT und die Backend-Systeme geregelt?

Auch rechtlich ist ein ganzheitlicher Ansatz notwendig, um die erforderlichen Lösungen zu schaffen. Dafür reichen interne Richtlinien alleine nicht aus. Vielmehr sind auch Erfordernisse von Datenschutz und Datensicherheit umzusetzen, Lizenzfragen zu klären, die Kostenverteilung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter sowie deren steuerliche Behandlung und nicht zuletzt die Mitbestimmung – um nur einige wichtige Themen zu nennen. Diese Aspekte und ihre Lösungen stehen in Wechselbeziehungen. Ein Vorgehen, das rechtliche Themen nicht pro aktiv einbindet, führt nicht nur zu überflüssigem Aufwand, sondern vor Allem auch zu Haftungsrisiken für Unternehmen und Management.

Wichtige Themen im Überblick

Datensicherheits-Anforderungen

                         Gesicherte Kommunikation zwischen Unternehmens-IT und
                         BYOD-Geräten

                         Sicherung gegen unbefugten Zugriff über BYOD-Gerät auf
                         Unternehmens-IT

                         Zugriffsschutz für Unternehmensdaten auf BYOD-Gerät

                         Handling von Security-Updates

                         Schutz gegen Malware, Viren etc.

Datenschutz-Anforderungen

                        Kontrolle des Zugriffs auf Unternehmensdaten

                         Umgang mit privaten E-Mails und Daten

                         Backups von Unternehmensdaten

                         Backups von Privatdaten auf BYOD

                         Monitoring und Remote Wipe des BYOD-Devices

 Mitbestimmung

                         Einbindung des Betriebsrats in BYOD Projekt

                         Betriebsvereinbarung für Einsatz von BYOD

 Lizenzen für BYOD-Devices

                         Lizenzen für Unternehmenssoftware auf BYOD

                         Lizenzen für dienstliche Nutzung von Apps

Kosten und Steuern

                         Kostenverteilung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter für
                         Gerät, Software und Kommunikation

                         Steuerliche Behandlung der Kosten bei Unternehmen und
                         Mitarbeiter

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Bildquelle: SKW Schwarz / Experton Group

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