Der Rechnungsversand wird wirklich einfacher

Kommentar von Karsten Renz, Geschäftsführender Gesellschafter der Optimal Systems GmbH

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Bundestag und Bundesrat haben dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt. Damit ist es nun amtlich: Seit dem 1. Juli ist für den Versand von Rechnungen per E-Mail keine elektronische Signatur mehr nötig. Somit wird die elektronische Bearbeitung von Rechnungen vereinfacht und der Rechnungsversand per E-Mail bzw. über andere elektronische Übermittlungsverfahren künftig zum Standard.

Wir begrüßen diese Entwicklung als wesentlichen Schritt hin zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Erst die digitale Verwaltung aller Informationen ermöglicht eine vollständig elektronische Kommunikation ohne Medienbrüche. In einer Welt, in der wir sogar über Handy oder Tablet-PC täglich geschäftsrelevante Vorgänge erledigen, wirkt so ein Medienbruch – Rechnungen und Briefe für den Postversand auszudrucken – absolut anachronisch.

Eine elektronische Rechnung wird elektronisch ausgestellt und empfangen – etwa per E-Mail ggf. mit PDF oder Textdateianhang, Computertelefax oder Faxserver, Webdownload oder Datenübertragung (EDI), De-Mail oder E-Post. Ein bestimmtes Verfahren schreibt der Gesetzgeber nicht vor.

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass die Rechnungseingangsbearbeitung ein typisches Einstiegszenario für „Enterprise Content Management“ ist. Das liegt daran, dass die manuelle Bearbeitung oft ineffizient und extrem aufwendig ist: Neben hohem manuellen Aufwand und langen Durchlaufzeiten der manuellen Bearbeitung sowie Versand und Empfang der Rechnungen kommen auch Kosten wie Porto, Versandmaterial, Falzung und Kuvertierung dazu. Ich glaube ganz ehrlich, dass unsere Kunden noch nicht wissen, wie viel sie tatsächlich einsparen! 

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