Neue Version 6.4 von Archiv Plus

Nachdem der integrierte PDF-Betrachter bereits im letzten Release bei Workflow-Abläufen durch seine Möglichkeiten z.B. beim Hinzufügen von Anmerkungen zu großen Vereinfachungen geführt hat, wird er jetzt auch beim Scannen eingesetzt und macht dort den Einsatz des Third-Party-Programms „Imaging für Windows“ überflüssig.

Beschleunigte Barcode-Scans

Im Scanprogramm legen nun Filterregeln detailliert fest, welche Barcodes für die Verarbeitung berücksichtigt werden sollen. Dadurch kann in vielen Fällen die Zeit für die Stapelvorbereitung erheblich reduziert werden, weil „fremde“ Barcodes nicht mehr unkenntlich gemacht werden müssen (beispielsweise bei Lieferantenrechnungen). Die Auswahl zu berücksichtigender Barcodes kann abhängig von Art, Länge, Start- und Endezeichenfolgen realisiert werden, aber auch durch Vergleich mit sogenannten „regulären Ausdrücken“.

Wurden die Zugriffsberechtigungen in Archiv Plus bisher hauptsächlich durch Berechtigungsklassen geregelt kann in vielen Fällen viel einfacher gesteuert werden, ob ein Benutzer nur Dokumente bestimmter Firmen oder Belegarten recherchieren kann. Außerdem ist es nun auch möglich, dass sich in Archiv Plus angelegte Benutzerdefinitionen auf Gruppenprofile beziehen. Das macht die zentrale Verwaltung deutlich übersichtlicher, weil nicht mehr für jeden Benutzer explizit alle Rechte aufgezählt werden müssen.

Windowsbasierte Dokumentenrecherche

Die windowsbasierte Dokumentenrecherche unterstützt nun die benutzergesteuerte Archivierung beliebiger Dateien aus dem Windows Explorer via Drag and Drop, was das Hinzufügen neuer Dokumente zu einer Kunden- oder Auftragsakte erleichtert. Wird etwa eine PDF-Datei mit der Maus (oder via Zwischenablage) auf ein Dokument in der Recherche-Trefferliste gezogen, öffnet sich das Dialogfenster zur Indexierung der neu zu archivierenden PDF-Datei. Die Indexiermaske ist dann bereits mit den entsprechenden Werten des Dokuments vorbelegt, auf das gezogen wurde.

Analog zu Archivierungsverfahren für beliebige PC-Dateien können nun auch Outlook-Nachrichten automatisch archiviert werden – entweder per Drag and Drop direkt aus einem Outlook-Ordner (z.B. Postein- oder Ausgang) oder durch Aufruf eines in Outlook integrierten Makros.

Mit dem neuen Client kann der Administrator nun auch „benutzerübergreifende“ Stempel definieren, die zentral auf dem IBM i System gespeichert sind. Sie werden allen Benutzern automatisch zur Verfügung gestellt, wenn eine zugehörige Workflow-Aufgabe angezeigt wird, die den durch den Administrator festgelegten Aufgabenkörben, Status und Dokumentarten entsprechen. Bisher waren die Workflow-Stempel immer benutzerspezifisch und auf den lokalen Windows-PCs gespeichert; mit ihnen kann ein Benutzer ein angezeigtes Workflow-Dokument einfach mit Anmerkungen versehen und automatisch weiterleiten.

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